Ochrona danych

Informacja o przetwarzaniu danych

 

Deklaracja ochrony danych

Herkules sp. z o.o. przywiązuje duża wagę do ochrony Państwa danych osobowych oraz innych informacji jakie są przez nas pozyskiwane w związku z korzystaniem z naszych stron internetowych. Państwa dane są zbierane przetwarzane i wykorzystywane wyłącznie zgodnie z poniższymi zasadami i w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej „RODO”).

Niniejszy dokument zawiera informacje o tym, jakie dane zbieramy za pośrednictwem naszej strony internetowej, jak je przetwarzamy i wykorzystujemy. Opisujemy także środki techniczne i organizacyjne jakie podejmujemy w celu ochrony Państwa danych.

 

A. Administrator danych I dostawca usług

Administratorem danych związanych z funkcjonowaniem tej strony internetowej i dostawcą usług jest

Herkules Sp. z o.o (dalej “Herkules”)

Jastrowo
ul. Św. Walentego 44
64-500 Szamotuły
Phone +48 61 29 28 400

Email   info@herkules.eu.com
 www.herkules.eu.com

Reprezentowany przez członków zarządu Marka Cygana i Gerda-Uwe Schmidta.

 

B. Dane osobowe

Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

 

C. Zakres zbieranych danych i sposób ich wykorzystania

 I. Odwiedziny na stronie

Podczas odwiedzin na naszej stronie internetowej nie jest konieczne przekazywanie żadnych danych osobowych. Zbieramy jedynie i przetwarzamy dane, jakie Państwa przeglądarka internetowa przesyła do nas w sposób automatyczny. Obejmują one:

  • Datę i czas Państwa odwiedzin na stronie,
  • Rodzaj Państwa przeglądarki,
  • Ustawienia Państwa przeglądarki oraz
  • Adres IP z jakiego łączycie się Państwo z nasza stroną.

Adres IP to numer przydzielany komputerowi osoby odwiedzającej naszą stronę przez dostawcę usług internetowych. Numer IP umożliwia dostęp do Internetu. W większości przypadków jest przypisywany komputerowi dynamicznie, tj. zmienia się przy każdym połączeniu z Internetem i z tego powodu traktowany jest powszechnie, jako nieosobista informacja identyfikująca. Przypisanie tej informacji do określonej osoby fizycznej jest bardzo trudne. Niemniej zgodnie z przepisami RODO jest on uważany za rodzaj danych osobowych.

Danych dostarczanych przez przeglądarki używamy w celu zapewnienia technicznej możliwości odwiedzin na naszej stronie, dodatkowo wykorzystujemy je w celach statystycznych oraz aby poprawić sposób funkcjonowania i wygląd naszej strony.

II. Wykorzystanie „ciasteczek”

Na naszej stronie wykorzystujemy tzw. „ciasteczka” (ang. „cookies”). Są to małe pliki tekstowe, które państwa przeglądarka internetowa umieszcza i przechowuje na Państwa komputerze. Ich celem jest zoptymalizowanie naszej obecności w sieci i naszej oferty.

W większości są to tzw. „cookies sesyjne”: po zakończeniu sesji danej przeglądarki lub wyłączeniu komputera zapisane informacje są usuwane z pamięci urządzenia. Mechanizm cookies sesyjnych nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z komputerów Klientów.

Niektóre ciasteczka generują informacje, pozwalające na automatyczne rozpoznawanie osób odwiedzających nasza stronę. Jest to możliwe, ponieważ ciasteczka zwierają państwa adres IP. Informacja uzyskana w ten sposób pozwala na zoptymalizowanie naszej oferty i ułatwienie Państwu dostępu do naszej strony. Tzw. „cookies trwałe” są przechowywane w pamięci Państwa urządzenia i pozostają tam do momentu ich skasowania lub wygaśnięcia. Mechanizm cookies trwałych również nie pozwala na pobieranie jakichkolwiek danych osobowych ani żadnych informacji poufnych z komputera Klientów.

W swoich przeglądarkach macie Państwo możliwość ograniczenia lub wyłączenia dostępu plików cookies do komputerów. W przypadku skorzystania z tej opcji korzystanie z naszej strony będzie nadal możliwe, jednak nie wszystkie funkcjonalności strony mogą być  dostępne.

 

 D. Odbiorcy danych

Zbierane przez Herkules dane mogą być udostępniane pracownikom Herkules, oraz podmiotom, które przetwarzają dane na polecenie Herkules. Należą do nich m.in. dostawcy świadczący usługę hostingu, czy podmioty dostarczające systemy do analizy ruchu na stronie internetowej.

 

E. Podstawa prawna i prawa osób których dane dotyczą.

Podstawą prawną przetwarzania opisanych wyżej danych jest usprawiedliwiony interes administratora danych, oparty o art. 6 lit. f) RODO, polegający na poprawie funkcjonalności naszych stron internetowych.

Macie Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych oraz żądania sprostowania nieprawidłowych danych.  W razie zakwestionowania prawidłowości przetwarzanych danych możecie Państwo domagać się ograniczenia ich przetwarzania – na okres pozwalający na sprawdzenie prawidłowość tych danych. Gdy dane nie będą już potrzebne w celach w jakich zostały zebrane lub były przetwarzane, możecie Państwo żądać ich usunięcia, albo ograniczenia ich przetwarzania (jeżeli będą potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń). W przypadku stwierdzenia że przetwarzanie jest niezgodne z prawem, możecie Państwo zażądać ograniczenia ich przetwarzania lub ich usunięcia. W razie uznania, że przetwarzanie danych osobowych naruszać będzie przepisy RODO, przysługiwać będzie Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

F. Zakres zastosowania i zmiany polityki prywatności

Niniejszy dokument dotyczy wyłącznie korzystania ze strony internetowej Herkules. Nie odnosi się on do stron innych dostawców usług, do których na naszej stronie mogą zostać zamieszczone odesłania. Nie ponosimy odpowiedzialności za działania innych podmiotów nie związane z naszą stroną.

Niniejsza polityka prywatności może ulegać zmianom, stosownie do zmian dotyczących pozyskiwania i przetwarzania danych związanych z funkcjonowaniem naszych stron internetowych.

Data ostatniej zmiany: 01.07.2018.

 

 

 

 

 

Zasady przetwarzania danych osobowych

w spółce Herkules sp. z o.o. z siedzibą w Jastrowie

 

I. Wprowadzenie

Herkules Sp. z o.o. z siedzibą w Jastrowie (dalej „Herkules” lub „Administrator”) w związku z prowadzoną przez siebie działalnością zbiera i przetwarza dane osobowe różnych kategorii osób. Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie informacji dotyczących zakresu, celu i podstawy prawnej przetwarzania tych danych, okresu przez jaki są one przetwarzane i potencjalnych odbiorców danych, jak również wskazanie praw przysługujących osobom, których dane dotyczą.

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej „RODO”).

 

II. Dane kontaktowe administratora danych

Herkules sp. z o.o

Jastrowo ul. Św. Walentego 44

64-500 Szamotuły

Telefon: +48 61 29 28 400

Email  info@herkules.eu.com

www.herkules.eu.com

Administrator reprezentowany jest przez członków zarządu: Marka Cygana i Gerda-Uwe Schmidta.

 

III. Kategorie osób, których dane są przetwarzane.

Herkules przetwarza dane osobowe dotyczące w szczególności następujących kategorii osób:

1) kandydatów do pracy,

2) pracowników i byłych pracowników,

3) pracowników tymczasowych,

4) osób do zawiadomienia w razie wypadku pracownika,

5) osób będących klientami, dostawcami lub kontrahentami Herkules,

6) osób będących pracownikami klientów i kontrahentów Herkules,

7) osób znajdujących się w zasięgu monitoringu wizyjnego.

 

IV. Cel, okres i podstawa prawna przetwarzania danych

1. Dane kandydatów do pracy

Dane osobowe podane w zgłoszeniu rekrutacyjnym przetwarzane są w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji, w ramach którego zgłoszenie zostało złożone. Dane przetwarzane są do czasu zakończenia tego procesu, nie dłużej jednak niż 6 miesięcy od dnia przesłania zgłoszenia rekrutacyjnego.

Jeżeli dane osobowe mają być wykorzystywane także dla potrzeb przyszłych rekrutacji, konieczne jest wyrażenie odrębnej zgody. W takim przypadku dane przetwarzane będą również w celach związanych z procesami rekrutacyjnymi prowadzonymi przez Herkules w przyszłości, jednak przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy od daty przesłania zgłoszenia.

Dane osobowe obejmujące imię, nazwisko, datę urodzenia, adres zamieszkania (do korespondencji), wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia są przetwarzane na podstawie art. 221 kodeksu pracy, a podanie tych danych jest obowiązkowe. Brak podania tych danych może stanowić podstawę nie uwzględnienia zgłoszenia w procesie rekrutacji.

Podanie innych danych jest dobrowolnie, a ich przetwarzanie odbywać się może na podstawie odrębnie udzielonej zgody. W braku podania dodatkowych informacji lub w razie cofnięcia zgody nie będą one uwzględniane w procesie rekrutacji. Brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania i nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia.

2. Dane pracowników i byłych pracowników

Dane osobowe pracowników obejmują dane przekazane pracodawcy w związku z procesem zatrudnienia. Są one  przetwarzane w celu realizacji obowiązków Herkules wynikających ze stosunku pracy. Dane są przetwarzane przez czas trwania stosunku pracy, a po jego zakończeniu są przetwarzane w celach archiwizacyjnych i związanych z ustaleniem prawa do świadczeń emerytalnych przez okres 50 lat (w przypadków umów zawartych po 01.01.2019 przez okres 10 lat).

Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych Pracownika stanowią przepisy art. 221 kodeksu pracy w zw. z przepisami szczególnymi w tym m.in. z art. 49 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,  art. 50 ustawy o powszechnym obowiązku obrony oraz art. 125 ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

W zakresie nie objętym wskazanymi wyżej przepisami, podstawę przetwarzania danych osobowych pracowników stanowi zgoda pracownika. Może ona zostać cofnięta w każdym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Brak zgody, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania i nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

3. Dane pracowników tymczasowych

Herkules przetwarza dane pracowników tymczasowych obejmujące imię, nazwisko, datę urodzenia, nr paszportu, nr wizy przekazane przez agencje pracy tymczasowej.

Dane te przetwarzane są w celu wywiązania się z obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 9 lipca 2003 roku o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c RODO), jak również w celu wykonania umowy z agencją pracy tymczasowej oraz w celu prowadzenia wewnętrznej ewidencji czasu pracy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Herkules, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane przetwarzane są przez okres wykonywania pracy tymczasowej oraz okres niezbędny do wykonania umowy zawartej przez Herkules z agencją pracy tymczasowej.

4. Dane osób do zawiadomienia w razie wypadku

Administrator przetwarza dane osobowe, obejmujące imię, nazwisko, adres korespondencyjny i nr telefonu kontaktowego osób, które zostały Administratorowi podane przez pracownika, jako osoby do zawiadomienia w razie wypadku przy pracy.

Dane osobowe przetwarzane są w celu umożliwienia administratorowi zawiadomienia takich osób o wypadku przy pracy dotyczącym pracownika, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora i pracownika (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane te przetwarzane są przez okres trwania zatrudnienia Pracownika.

5. Dane klientów i kontrahentów

Herkules przetwarza dane obejmujące imię, nazwisko, adres korespondencyjny, adres e-mail, nr telefonu klientów a w przypadku przedsiębiorców także nazwę, adres siedziby, nr NIP i nr REGON firmy. W przypadku osób świadczących usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło Administrator przetwarza także nr PESEL.

Dane osobowe przetwarzane są w celu wykonania umów zawartych przez Herkules z osobami, których dane dotyczą.  Podstawę przetwarzania tych danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane osobowe przetwarzane są przez okres obowiązywania umów, oraz przez okres i w zakresie przez jaki zgodnie z obowiązującymi przepisami Herkules zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji księgowej dotyczącej takich umów.

6. Dane pracowników i przedstawicieli klientów i kontrahentów

Herkules przetwarza przekazane przez klientów lub kontrahentów dane ich pracowników i przedstawicieli, obejmujące imię, nazwisko, zajmowane stanowisko, numer telefonu służbowego i adres służbowej poczty elektronicznej. Dane te przetwarzane są wyłącznie w celu umożliwienia Administratorowi kontaktu w sprawach dotyczących współpracy z klientami i kontrahentami. Dane te przetwarzane są przez okres współpracy z danym klientem lub kontrahentem.

Podstawę przetwarzania tych danych stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym w tym przypadku jest potrzeba realizacji zawartych umów.

7. Dane z monitoringu wizyjnego

Na terenie zakładu Herkules w Jastrowie stosowany jest system monitoringu wizyjnego. Celem jego wprowadzenia jest zapewnienie ochrony mienia Herkules i nadzoru nad procesem produkcji.  Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni ani pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Nagrania obrazu Administrator przetwarza wyłącznie do wskazanych wyżej celów, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy, przy czym jeżeli nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Herkules powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, wskazany wyżej trzymiesięczny termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Podstawą przetwarzania danych jest w tym przypadku prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest potrzeba zapewnienia ochrony mienia Herkules i nadzoru nad funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

 

V. Przetwarzanie danych w celu dochodzenia i obrony przed roszczeniami

Niektóre dane osobowe mogą być przetwarzane przez Herkules także w celu ustalania, dochodzenia i egzekucji lub obrony przed roszczeniami. W tym celu przetwarzane są jedynie dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, w tym rozmiarów poniesionej szkody lub okoliczności jej powstania. Dane te przetwarzane są w oparciu o prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ustaleniu, dochodzeniu i egzekucji roszczeń oraz na obronie przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi, przez okres przedawnieni roszczeń a w przypadku wszczęcia postepowań w celu ich dochodzenia lub egzekucji, także przez czas trwania tych postepowań.

 

VI. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe przetwarzane przez Herkules nie są przedmiotem zautomatyzowanego podejmowania decyzji w tym profilowania.

 

VII. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane przez Herkules osobom i podmiotom, z którymi Herkules współpracuje w wykonywanej działalności takim jak pracownicy Herkules posiadający upoważnienie do przetwarzania danych, podmioty świadczące obsługę księgową, kadrową, prawną oraz usługi z zakresu BHP i medycyny pracy.

Dane mogą być także udostępniane zewnętrznym podmiotom realizującym dla Herkules określone prace i usługi, takim jak firmy transportowe i kurierskie.

W niezbędnym zakresie określonym przepisami, dane mogą być także udostępniane uprawnionym organom państwowym, w szczególności organom Krajowej Administracji Skarbowej, jednostkom organizacyjnym Prokuratury, Policji, Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, oraz sądom i organom prowadzącym postępowania z udziałem Herkules.

Dane nie są udostępniane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

 

VIII. Prawa osób, których dane dotyczą:

W zakresie w jakim podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie usprawiedliwiony interes administratora danych, oparty o art. 6 lit. f) RODO, osoby, których dane dotyczą mają prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania ich danych osobowych opartego na tej podstawie – z przyczyn związanych z ich szczególną sytuacją. W razie wniesienia sprzeciwu, Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest wyłącznie zgoda osoby której dane dotyczą, zgoda taka może zostać cofnięta w każdym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W przypadku gdy dane przetwarzane są w sposób zautomatyzowany, na podstawie umowy lub w oparciu o zgodę na ich przetwarzanie, osoby, których dane dotyczą mają prawo otrzymać swoje dane osobowe, które dostarczyły Administratorowi, a następnie przesłać je do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych. Mogą również żądać, by dane osobowe zostały przesłane przez Administratora bezpośrednio takiemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe. W takim przypadku Administrator prześle dane osobowe Klienta w postaci pliku w formacie csv, który jest formatem powszechnie używanym, nadającym się do odczytu maszynowego i pozwalającym na przesłanie otrzymanych danych do innego administratora danych osobowych.

Osobom, których dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do danych oraz żądana sprostowania nieprawidłowych danych.  W razie zakwestionowania prawidłowości przetwarzanych danych możliwe jest domaganie się ograniczenia ich przetwarzania – na okres pozwalający na sprawdzenie prawidłowość tych danych.

Gdy dane nie będą już potrzebne w celach w jakich zostały zebrane lub były przetwarzane, można żądać ich usunięcia, albo ograniczenia ich przetwarzania (jeżeli będą potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń).

W przypadku stwierdzenia że przetwarzanie jest niezgodne z prawem, można zażądać ograniczenia ich przetwarzania lub ich usunięcia.

W razie uznania, że przetwarzanie danych osobowych naruszać będzie przepisy RODO, osobom, których dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego –  Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.